今日は会社の会議、ミーティングについて、気になることをお伝えします。
儲かっている会社は、会議、ミーティングも楽しく、盛り上がっている。多くの会社を見てきて、そう思います。反対に、会議でシーンとしてしまう会社は、どこかに問題を抱えていることが多いのです。
妄想bizでは、初回相談の次のステップとして「会議診断」サービスをご用意しています。会議の現状を第三者の視点で分析し、良い点、改善点を整理します。経営者や現場スタッフの方に、改善に向けたヒントを得ていただくことが目的です。
盛り上がらない会議には理由がある
発言を促しているのに、みんな黙ったまま。沈黙が続くと、辛いですよね。つい、社長が口をはさんでしまう。そうすると、さらに発言しにくい空気になってしまいます。
以下は、私が所属する日本キャッシュフローコーチ協会の参考になる記事です。
部屋の中では重い沈黙が続く…
実はスタッフにやる気がないからではありません。何を話していいかがわからないだけなのです。
出典：「ミーティングが盛り上がらない理由は、いきなり発言を促すから」
オンライン版 コンサルタントの教科書
https://jcfca.com/media/kiziitiran/582.html
アバウトな問いかけでは、具体的に考えることができない
「これについて、どう思う？ 誰か意見ないかな？」 こんな問いかけをしていないでしょうか。問いかけの抽象度が高いために、具体的に考えられないのです。
具体的な問いかけにする
こういった場合は、「具体的には、①～～、②～～、③～～、という案が出ているけど、他に考えられることはないかな」などと、問いかけの意図を具体的に示す方法があります。抽象的な問いから、具体的な問いにする方法です。
発言のハードルを下げるには
さらに、発言のハードル自体を下げることも重要です。
時間を区切って、簡単なことから着手してもらう
いきなり全員の前で発言するのは、ハードルが高すぎます。まずは、個人で考える時間をつくるのは、とても有効です。
１つ簡単なアイデアがあります。それは、「まず紙に書かせる時間をとる」ということ。
出典：「ミーティングが盛り上がらない理由は、いきなり発言を促すから」
オンライン版 コンサルタントの教科書
https://jcfca.com/media/kiziitiran/582.html
個人で考える ⇒ ペアで話し合う ⇒ 全体で共有し発言する
個人で考えて、意見を書き出した後、隣の人とペアで話し合ってもらう。自分の意見がそんなに的外れでないとわかれば自信が持てる。もし、ちょっとズレていたら、なるほど、そういうことを考えればいいのか、と気づく。大恥をかく前に、軌道修正できるので安心。
そして、いよいよ、全員の前で発言するステップに進みます。このときも、発言ではなく、付箋に書き出した意見を壁に貼るくらいの方が楽です。全員が書いた意見を眺めながら、自然に発言が出るのを促します。
まとめ
問いかけの具体化と、個人で考える時間をつくる。ちょっとしたアイデアで、会議は活性化できます。みなさんの会社でも、会議がシーンとなっているとしたら、少しやり方を変えてみるチャンスかもしれません。
もし、うまくいかないときは、お気軽にご相談ください。
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